利益につながる重要なタスクを洗い出す
「時間管理のマトリクス」

顧客への訪問や書類の作成、Web会議とタスクが盛りだくさんのなか、突然降りかかってくるトラブル対応……。忙しい日々を過ごされているビジネスパーソンの皆さんは、タスク管理をどのように行っていますか？

私は以前、付箋にタスクを書き出してPCに貼っていたのですが、気がつけばPCが付箋まみれになっていることがよくありました。そのような状況では、業務の優先順位がつけられず、大切なタスクを見落とすことも。そこでお勧めしたいのが、タスクを「緊急度」と「重要度」で分類する「時間管理のマトリクス」です。

タスクはそれぞれ、次の4つの領域に当てはめることができます。

１．緊急度：高｜重要度：高………問題・課題の領域
 納期が設定されているプロジェクト、トラブル対応

２．緊急度：低｜重要度：高………質の高い領域
 自己啓発・人材育成、中長期計画の策定

３．緊急度：高｜重要度：低………見せかけの領域
 重要度の低い電話や来客対応、参加するだけの定例会議・形式的な活動報告

４．緊急度：低｜重要度：低………無駄な領域
 業務に関係のないWebサイトの閲覧、長すぎる休憩

「問題・課題の領域」が最優先であることは明らかですが、注意が必要なのは「見せかけの領域」。緊急度が高いため「重要である」と錯覚しがちですが、いくらタスクをこなしても生産性向上にはつながりません。

では、注力すべき部分はどこでしょうか？ それは、「質の高い領域」であるといわれています。ここに分類されるタスクは、今すぐに効果は出なくても、長期的に見ると自分自身のパフォーマンス力のアップや、仕事がしやすい環境が整うなどのメリットがあります。

さて、皆さんは日々の営業活動のなかで、たくさんの名刺を受け取ると思います。「受け取った名刺を整理する」という業務は、上記のマトリクスのなかでどの領域に入るでしょうか？

名刺を個人で管理している場合は、整理した名刺を見返すのは自分自身だけなので、緊急度も重要度も高くないと思われる方もいらっしゃるかもしれません。ですが実は、社員一人ひとりが受け取った名刺を社内で情報共有することで、名刺情報がデータベースとして活用できるようになります。これにより、顧客や取引先と自社との接点が可視化されるので、戦略的な営業活動が可能になります。

これを踏まえると、名刺の整理は「見せかけの領域」のように見えて、やり方次第で「問題・課題の領域」または「質の高い領域」に位置づけられると考えられるのではないでしょうか。

営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」なら、名刺情報をデータ化して組織全体で共有するだけでなく、日々の営業活動の状況を名刺情報にひもづけて登録することが可能です。営業活動の振り返りから今後の営業方針の検討にもご活用いただけますので、ぜひ導入をご検討ください。