業務効率化とは？メリットや進め方、生産性向上との違いを解説

業務効率化とは、普段の業務を見直して非効率な業務を改善すること

業務効率化とは、無駄な業務を削減し、少ない工数で最大限の成果を上げようとする取り組みです。普段の仕事を見直して非効率な業務を改善することによって、業務効率を向上させることができます。無駄を省くことで業務に対応するスピードが上がり、企業の成長につなげることが可能です。

業務効率化の方法は、ITツールの導入や既存業務のプロセス改善、オートメーション化などさまざまなものがあります。業界や業種により最適な方法は異なるものの、業務効率化の多くは、社内の情報共有の問題を改善することで実現する傾向があります。

業務効率化が求められる背景

業務効率化が求められる背景には、どのようなものがあるのでしょうか。その背景には、主に次の2つの社会環境が影響しています。

少子高齢化による人手不足

業務効率化が求められる背景の一つは、少子高齢化による人手不足です。日本の人口は年々減少傾向にあり、国立社会保障・人口問題研究所が2023年4月に公表した「日本の将来推計人口（令和5年推計）」によれば、生産年齢人口（15～64歳）は2043年に6,000万人を下回るとされています。

労働人口減少によって今後、企業の人材獲得のハードルが上がり、業務量を労働力でまかなうこれまでの方法では立ち行かなくなることは必至です。そのため、少ない人員でより多くの成果を上げていくことが、企業が直面する喫緊の課題となっており、業務効率化への取り組みが重要視される要因となっています。

働き方改革によるワークライフバランスの充実

業務効率化が求められている背景には、働き方改革によるワークライフバランスの充実もあります。労働人口減少が進む日本で企業が競争力を維持していくためには、少ない人数でも仕事を回せるように、例えば育児や家族の介護と仕事を両立できるなど、従来の枠組みでは働けなかった人が活躍できる労働環境を作らなければなりません。この目標に取り組むためには、これまでの仕事のあり方を大きく変革する「働き方改革」が不可欠です。その実現において、まさに必要不可欠なものと考えられているのが業務効率化といえます。

業務効率化と業務改善、生産性向上の違い

業務効率化と似た概念として、「業務改善」や「生産性向上」という言葉があります。

業務効率化が、現状の非効率的な状況にある業務を効率化するための施策であるのに対して、業務改善とは、業務上の問題・課題を解決し、業務フローを改善する方法です。業務の「無駄やムラをなくすことによる利益化」が最終目的である点においては業務効率化と同じですが、業務改善はあくまでも「手段」です。そこに至るためのステップが業務効率化であり、それを実現する手段が業務改善とイメージすると理解しやすいかもしれません。

また、生産性向上とは、少ない資源の投入でより多くの生産物を生み出すための施策です。企業は生産性を高めて利益を出すことが目的であり、業務効率化や業務改善は、生産性向上のための施策の一つだといえます。

業務効率化によるメリット

業務効率化を実践することで得られるビジネス上のメリットには、さまざまなものがあります。ここでは4つのメリットについてご紹介します。

コスト削減と利益改善

業務効率化によるメリットは、コスト削減と利益改善です。業務の中の無駄を減らすことで、作業にかかる時間や業務に起因するミスも減り、対応のためのコストも減らすことが可能です。また、人件費も削減することができ、会社の利益改善につながります。

顧客満足度の向上

顧客満足度の向上も、業務効率化によるメリットの一つです。それまで属人的だった業務を標準化することで、従業員の負担が軽減されます。それにより時間や気持ちに余裕が生まれることで、顧客対応の品質向上につながり、結果として顧客満足度を向上させることが可能です。

従業員のモチベーション向上

業務効率化によるメリットとして挙げられるのは、従業員のモチベーション向上です。労働時間が短縮されるなど、従業員の働きやすい環境を整えることによって、従業員の満足度や定着率が上がり、仕事へのモチベーションを向上させることができます。

生産性の向上

生産性の向上も、業務効率化のメリットです。業務の効率化により時間的・人的コストを削減すると、投じた資産に対して利益が増えることになり、生産性の向上につながります。また、効率化によって生まれた余剰コストや人的リソースをほかの業務に向けることも、投資に対する成果が増えるという意味で、生産性向上につながるといえます。

業務効率化を進める上で重要なポイント

実際に業務効率化を進めるためには、何をするべきでしょうか。業務効率化を進める上で重要なポイントを3つご紹介します。

業務効率化のロードマップを描く

業務効率化を進めるためのポイントは、ロードマップを描くことです。業務の全体像と課題を明らかにし、どのような手順を踏めばスムーズに行えるのかを考えます。その上で、より簡単で成果の出やすい業務から順番に取り組んでいくことが、業務効率化を成功に導くことにつながります。

会社全体で業務効率化を推進する

会社全体で推進することも、業務効率化の重要なポイントの一つです。業務効率化は業務フローを変えることにより担当者がネガティブな感情になりがちで、モチベーションの低下を招いてしまう恐れがあります。ですから、できる限り現場での対立や衝突が生じないよう、ターゲットとなる部署の従業員や部門のトップを巻き込み、会社全体で取り組みを推進していくことが必要です。

検証やフィードバックを継続して行う

業務効率化は、効果検証とフィードバック、改善を繰り返しながら運用していくことも重要です。計画していたとおりの効果が出ているのか、改悪になっていないかなどの効果検証を常に行い、継続して改善を行っていかなければなりません。

業務効率化の実践方法

業務効率化を実践するには、どのような方法があるのでしょうか。続いては、業務効率化に取り組むための具体的な方法について解説します。

業務プロセスの見直しと改善

業務効率化の実践には、まずは業務プロセスの見直しと改善が必要です。業務プロセスを見直す際には、現状の担当部署・担当者、作業にかかる工数や発生頻度、必要なスキルなどをまとめておくと整理がしやすくなります。業務プロセスを見直し、改善する際の具体的な流れは、以下のとおりです。

業務プロセスの見直し・改善の流れ

• 業務フローの把握
  まずは、現状の業務の流れを把握します。業務フローの棚卸を行い、可視化することによって、業務の無駄な部分が見えてきます。

• 課題（ムリ・ムダ・ムラ）の洗い出し
  業務フローの棚卸ができたら、非効率な業務の原因となっている課題（ムリ・ムダ・ムラ）を洗い出します。複数の従業員が重複して行っている作業や、同じような作業が何度も発生する業務、時間がかかりすぎる業務などがそれにあたります。また、担当者以外にできない属人的な業務も課題として捉えておくことが必要です。

• 業務の優先順位づけ
  課題を改善するためには、課題の優先順位づけが必要です。「緊急性」と「重要度」の2つの指標を基に、業務の優先順位づけをしていきましょう。できるだけ業務を細分化してリストアップすることで、優先順位をつけやすくすることが可能です。

• 業務の改善方法の検討・実施
  改善すべき業務が決まったら、改善方法を検討して実施します。重複している工程の整理や作業を行う順番の変更などの改善により、工数やコストを削減できることがあります。

マニュアル作成による業務の標準化

定型化している業務や発生頻度の高い業務については、マニュアルを作成し社内で共有することで業務を標準化することができます。業務を標準化することで、担当者の異動や不在時でも、一定の品質を担保しながら業務を進めることが可能です。

外部サービス・デジタルツールの活用

業務効率化の方法は、社内のみで検討する必要はありません。外部サービスやデジタルツールを活用することで、従業員の負担を軽減しながら大きな効果を発揮することが可能です。

アウトソーシングの導入

単純な業務やマニュアル化できる業務を外部企業にアウトソーシングすることで、従業員はより重要な業務に注力することができます。また、業務効率化だけではなく、業務の質を向上させることも可能です。

クラウドサービスの導入

予算や人員が限られた中での業務効率化に適しているのが、クラウドサービスの導入です。クラウドサービスはネットワーク経由で利用できるため、現在社内で運用しているシステムを大きく変更することなく導入を検討できます。

RPAの導入

RPA（Robotic Process Automation）は、人間に代わって業務実行の判断を行うルールエンジンやAIなどを活用して、PC上の作業を自動化できる技術のことです。RPAの導入によって、例えば勤怠・経費等の自動集計や日報作成、定期的な資料作成、チェック業務などが自動化できます。

ITツールの導入

業務効率化への取り組みにおいて、ITツールの導入は高い効果を発揮します。ただし、取り組み内容に応じて活用すべきツールは異なるため、自社の環境に適したツールを選ぶことが重要です。中でも「名刺管理サービス」は、業務効率化に有効なツールの一つとして、ぜひ導入を検討したいものといえます。

業務効率化につながる名刺管理サービス

名刺管理サービスとは、名刺をデジタル化し、会社全体で管理・共有することを主目的としたツールです。社員がそれぞれに管理している紙の名刺をデータ化し、顧客情報として一元管理することができるため、名刺管理に関わる業務を効率化することが可能です。

名刺管理サービスは、データ化された名刺情報を有効活用できるように、社内で共有することに加えて、名刺情報に紐づく営業活動の記録や顧客への一斉メール配信など、さまざまな機能を搭載しています。 そのため、業務を効率化するだけでなく、社員がそれぞれに持つ人脈を可視化し、アプローチすべき顧客を把握しやすくするなど、営業効率の向上にも効果を発揮します。

名刺管理サービスで実現できる業務効率化の例

名刺管理サービスは、名刺情報の入力など、名刺管理に関する煩雑な業務を効率化してくれます。ここでは、名刺管理サービスで実現できる具体的な業務効率化の例をご紹介します。

名刺情報のデータ入力工数を削減できる

名刺管理サービスでは、スキャナーやスマートフォンアプリで読み込んだ名刺情報を、OCR（光学的文字認識）のほか、AIや機械学習、オペレーターによる目視などでデータ化するため、情報の正確性を担保しています。さらに顧客情報を、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）などのITツールと連携することも可能です。連携したITツールに営業担当者がデータ入力する負担がなくなり、そのリソースを営業活動に生かすことができます。

顧客情報を迅速に社内で共有できる

データ化された名刺情報は、名刺管理サービスのソフトウェアを通じて、顧客情報として社内で迅速に共有することが可能です。これらのデータはスマートフォンやタブレット端末からでも参照できるため、商談前など外出先で確認したいときでもすぐに検索して調べることができ、担当者の営業活動に無駄がなくなります。

顧客情報の一元管理により営業・マーケティング活動を効率化できる

名刺管理サービスでデータ化し、一元管理できる顧客情報には、相手の所属部署や役職などの基本情報に加え、案件化する前の接触情報などを記録することもできます。こうした顧客起点の情報を社内の誰もが確認できることで、営業・マーケティング活動を効率化することが可能です。

「SKYPCE」で業務を効率化し、営業活動を活性化しよう

「SKYPCE（スカイピース）」は、名刺のデータ化による顧客情報の管理・共有はもちろん、案件化前からの営業活動を記録する機能や、顧客企業の組織図ツリーを自動作成する機能、「Salesforce」に正確な名刺情報を自動登録できる連携機能など、多彩な機能を備えた名刺管理サービスです。

これらの機能により、顧客管理にまつわる業務の効率化を支援するとともに、企業のビジネスや営業活動の活性化をサポートする営業支援 名刺管理サービス「SKYPCE」の導入をぜひご検討ください。